Организация и систематизация электронных сообщений

  Поскольку я веду интенсивную переписку по электронной почте, я уделяю этому занятию 3 часа ежедневно. Если этого времени становится недостаточно, я начинаю искать способы уложиться в отведенный срок. Кроме того, я подсчитываю, сколько часов мне приходится проводить в офисе в течение недели. Если это количество уменьшается, это может свидетельствовать о снижении эффективности моего рабочего окружения, поскольку я не испытываю желания проводить в нем много времени. Каждый может придумать меру собственной продуктивности и использовать ее для оценки уровня оптимизации своего компьютерного окружения. Помните, что статистика — хороший инструмент, а ежедневная оценка продуктивности — нормальное явление.
  Выбрав для себя показатель производительности и определив, что он снизился, приступайте к поиску причины. Например, даже самые совершенные методы организации электронных сообщений не способны вечно предохранять данные от переполнения. В какой-то момент вам придется заархивировать старые сообщения, чтобы эффективно управлять новыми и успешно выполнять текущую работу. Если вы тратите на обработку электронной почты больше времени, чем запланировано (планируемое время зависит от выполняемых заданий), следует найти способ, который ускорит вашу работу. Разумеется, это не значит, что вам нужно с головой погрузиться в изучение своего окружения или работать с электронной почтой точно по часам. Более того, отводимое под это время не должно быть фиксированным. Если вы получаете больше корреспонденции по понедельникам, уделите электронной почте больше времени именно в этот день. Если в пятницу вы вообще не ведете переписку, не стоит тратить на электронную почту столько же времени, сколько обычно.
  Следует отметить, что мы рассматриваем различные действия и их продуктивность. Сконцентрировавшись на действиях, вы сокращаете количество объектов, для которых требуется вести мониторинг персональных параметров и данных. Например, если вы видите, что продуктивность обработки электронной почты осталась на прежнем уровне, а продуктивность обработки текстовых документов снизилась, это может означать, что вы неэффективно настроили текстовый редактор. Вполне вероятно, состояние вашей системы в целом хорошее, и лишь один ее объект требует оптимизации.
  Следуя приводимым в этом разделе рекомендациям, вы рискуете попасть в «ловушку», если станете уделять управлению персональной информацией слишком много времени. Не воспринимайте советы буквально! Они дают лишь общее руководство к действию, позволяя обнаруживать проблемы до того, как они станут настолько серьезными, что вам укажут на них со стороны.